Störungen und Krisen gehören zum Unternehmertum

Eine Herausforderung für Unternehmen ist der Umgang mit unerwarteten und nur schwer vorhersehbaren Ereignissen – sowohl intern als auch extern.

Das mussten wir um Falle von Corona und dem Ukraine-Krieg leidlich erfahren. Aber auch betriebsalltägliche Dinge können zu schwierigen Situationen führen: Bei Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kann in Hinblick auf die Kündigungsfrist, in Form einer Neueinstellung oder Umorganisation der Arbeit reagiert werden. Doch was passiert, wenn zwei oder drei Personen zeitgleich kündigen und Krankheitsfälle hinzukommen?

Ein gutes Qualitätsmanagement stellt in solchen Situationen ein Instrumentarium zur Verfügung, dass eine möglichst objektive und schnelle Orientierung bei wichtigen und manchmal existenziellen Entscheidungen ermöglicht. In unserem Fall ist es das monatliche Erstellen eines Management-Reports.

Management-Report

Was genau steckt hinter dem einflussreichen Dokument? Jede Abteilung liefert regelmäßig eine ein bis zweiseitige Zusammenfassung vorab definierter Daten und Kennzahlen. Der gesamte Umfang beträgt in etwa 15 Seiten. Die Erfassung findet teilautomatisiert statt. Das bedeutet, dass die Erfasser direkt in den Report hineinarbeiten. Ein hin und her verschicken von Excel-Dateien und manuelles abtippen von Zahlen findet nicht statt. Das ist wichtig, um die Daten schnell und effizient zu nutzen. Zudem ist die Aktualität Voraussetzung, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten – ein Muss, wenn es um die Interpretation von Trends über einen längeren Zeitraum geht. Unsere Geschäftsleitung analysiert und interpretiert die Daten entsprechend.

Da jede Abteilung Daten liefert, ist der Report in allen Belangen aussagekräftig: Liquide Mittel, Maschinenauslastung, Lagerauslastung, personelle Situation, Umsätze nach Kunden und Geschäftsfeldern für Priorisierungen, Materialeinsatz, Produktivität und natürlich der Gewinn, um exemplarische Inhalte zu nennen.

Härtetest bestanden

Vorteil unserer Methode: Entscheidungen können auf Basis von Fakten getroffen werden. Zwar liegt ein erfahrener Geschäftsführer auch ohne Management Report sehr oft richtig. Erfahrung und Intuition sind nach wie vor ein Wettbewerbsvorteil. Doch der subjektive Rückblick in die Vergangenheit kann ohne belastbare Zahlen verzerrt sein. Das ist menschlich, sollte aber berücksichtigt werden, wenn es um die Einschätzung von Chancen und Risiken geht. Und was passiert, wenn Verantwortung an eine jüngere Generation weitergegeben wird oder die Geschäftsführung selbst plötzlich ausfällt?

Die vergangenen zwei Jahre waren ein echter Härtetest für unsere Widerstandsfähigkeit. Unser Management Report hatte einen hohen Anteil daran, dass wir gut durch die Krisen gekommen sind. Ohne unsere Daten wäre manche Entscheidung anders ausgefallen. Deshalb entwickeln wir das Instrument Management Report weiter. Zum einen auf inhaltlicher Ebene, zum andern verbessern wir die Ausbildung und Integration von Personal in entscheidungsrelevante Prozesse. Denn jede Datengrundlage ist nur so gut, wie die Menschen, die sie erstellen.